Algemene zaken voor VJW aanvragen
Aanvragen dienen minimaal de volgende gegevens te bevatten:
- Naam, adres, telefoonnummer, indien mogelijk e-mail van de aanvrager.
- Doel van de activiteit.
- Het aantal verwachte deelnemers.
- Datum van de activiteit
- Wanneer het nodig is: een opgave van vereiste vergunningen.
- Vergunningeninformatie
- Voor alle activiteiten op openbaar gebied moet u toestemming vragen bij de gemeente. Hiervoor kunt u contact opnemen met Freek van Huijgevoort van de afdeling Gebruik Openbare Ruimte bij de Gemeente.
- Elke aanvraag dient vergezeld te gaan van een gespecificeerde begroting.
- Bij aanvragen dienen zo veel mogelijk officiële offertes te worden overlegd.
Toetsing criteria aanvraag:
- De aanvraag is erop gericht mensen uit de wijken van Bosrijk: de Reit, Wandelbos en 't Zand, met elkaar in contact te brengen ten einde elkaar beter te leren kennen.
- De aanvraag verbetert de fysieke uitstraling van de buurt en of straat.
- De aanvraag vergroot de betrokkenheid waardoor men zich veiliger voelt.
- De aanvraag moet gaan om een eenmalige, kortlopende activiteit.
- U kunt aan de goedkeuring van de aanvraag geen rechten ontlenen voor eventuele aanvragen voor de komende jaren.
- De activiteit dient plaats te vinden binnen de gemeente Tilburg.
- Er moet een eigen bijdrage worden geleverd, dit kan ook in de vorm van tijd en/of inspanning.
- De aanvraag wordt breed gedragen door betreffende buurtbewoners.
- De VJW commissie is ten alle tijden bevoegd een handtekeninglijst op te vragen.
Over alle activiteiten moet achteraf financiële verantwoording worden afgelegd. Dit betekent dat er een aantal afspraken zijn over de wijze van betaling:
- Geld kan alleen maar worden overgemaakt, wanneer het ook daadwerkelijk is uitgegeven. Van elke uitgave moet u dus een officiële kassabon of nota overleggen. Bij ontvangst van niet officiële bonnen hebben wij het recht dit op de honorering in mindering te brengen.
- De wijkraad werkt niet met kasgeld, de betalingen zijn dus altijd overschrijvingen.
- Dranken en hapjes en/of ander eten, worden niet meer vergoed.
- Stuur de gezamenlijke originele nota’s naar de penningmeester van de wijkraad op en het bestede bedrag zal zo spoedig mogelijk aan u worden overgemaakt. Vergeet u niet het kenmerk van de begeleidende brief op te geven, evenals op welke naam en welk bank- of gironummer het geld gestort moet worden.
- Binnen 6 weken na het uitvoeren van de activiteit, moet u al uw kosten declareren. Mocht u hier niet toe in staat zijn dan vernemen wij dat ook graag van u met opgaaf van redenen en wanneer u wel denkt te kunnen declareren.
- Na ontvangst van officiële kassabonnen / facturen, zal de betaling zo spoedigmogelijk plaatsvinden. (Met uitzondering van vakantieperiodes)
- Betalingen kunnen vóór de activiteit plaats vinden, maar alleen na overleg van originele facturen, kassabonnen en/of nota's.
Overige algemene zaken:
- Het is natuurlijk leuk wanneer u de pers uitnodigt bij uw activiteit, denk hierbij aan de wijkkrant ons Blad, het Brabants Dagblad, de Tilburgse Koerier en/of het Stadsnieuws, of stuur zelf een persbericht in. Uw geslaagde activiteit kan altijd weer een stimulans voor anderen zijn om ook in actie te komen en de straat of buurt te verbeteren en/of veilig te maken.
- Wij stellen het zeer op prijs wanneer u een foto maakt van uw geslaagde activiteit en deze aan ons wilt toezenden.
- Dranken en hapjes en/of ander eten, worden niet meer vergoed.
- U ontvangt ten allen tijde een schriftelijke bevestiging van uw aanvraag.
- Tijdens de vakantie periode medio juli- augustus worden geen aanvragen in behandeling genomen.
- De beoordelingscommissie behoudt zicht het recht voor de activiteiten persoonlijk te bezoeken.
- Goedkeuring van een aanvraag houdt niet automatisch in dat soortgelijke aanvragen uit andere buurten/straten worden gehonoreerd.
- De aanvrager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteit.
- De goedkeuring is alleen geldig in het jaar van de toekenning.
- De Wijkraad Bosrijk en/of de commissie Verrijk je Wijk is nimmer aansprakelijk voor schade die de activiteit met zich mee brengt. Schade in dit verband is bedoeld in de breedste zin van het woord.
Laatste mutatie 06 april 2011
